Sistema de Gestión de Información
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Los gerentes utilizan un sistema de gestión de información para crear informes que les proporcionen una visión completa de toda la información que necesitan para tomar decisiones que van desde pequeños detalles diarios hasta una estrategia de nivel superior. Los sistemas actuales de gestión de la información se basan en gran medida en la tecnología para recopilar y presentar datos, pero el concepto es más antiguo que las tecnologías informáticas modernas.
Características
Administración de bases de datos
La característica principal de un sistema de gestión de información es su capacidad para almacenar datos y facilitar información para ser recuperada por los usuarios del sistema. El tipo de base de datos utilizada determina cómo el sistema de gestión de información responde a las peticiones o consultas de información.
Informes
La siguiente característica más importante de un sistema de gestión de información viene en forma de informes. La capacidad de producir información que ayuda en el proceso de toma de decisiones es un atributo clave para este tipo de sistema. La mayoría de SGI proporciona varias plantillas de informes mientras que otras ofrecen la posibilidad de crear informes específicos y guardarlos como una plantilla para que otros los utilicen.
Acceso abierto
Un sistema de gestión de información que permite el acceso abierto a la arquitectura del sistema permite a una empresa cumplir más fácilmente con las regulaciones externas y requisitos internos. El acceso abierto significa que la empresa puede integrar más fácilmente el SGI con los sistemas existentes. El acceso abierto también reduce los gastos de mantenimiento debido a los recursos internos pueden gestionar el mantenimiento del sistema.
Integración
Los sistemas de gestión de información típicamente se integran con los sistemas existentes de la empresa. Un buen SGI proporciona facilidad de integración con sistemas heredados, permitiendo así que una empresa mantenga las inversiones de equipo que ya ha hecho.
Escalabidad
Debido a que no todas las empresas requieren la oferta completa de algunos sistemas de gestión de información, la escalabilidad se convierte en una contraprestación clave. Las empresas más pequeñas pueden requerir una versión reducida un SGI al momento, pero dentro de unos años necesitan características adicionales y funciones mayores de administración de bases de datos.
Requisitos
Implementar un sistema de gestión de información puede ser una opción costosa en el plazo corto, pero constituye una valiosa inversión de cara al futuro del negocio. Eso sí, para ello la empresa debe cumplir con una serie de requisitos indispensables que garanticen una buena implementación.
- Compra de un software MIS:
Lo primordial es adquirir un programa software MIS (Sistema de Información Gerencial) que ayude a recopilar la información útil para la empresa de diversas fuentes y su presentación en formatos legibles. Este tipo de programas son cada vez más personalizados, tanto por áreas del comercio como por las necesidades y las características de las empresas
- Contratación de personal especializado en tecnología informática:
Los negocios deben contratar personal especializado para que haga un uso eficaz de estas herramientas, que en ningún caso son iguales a las de modelos de gestión tradicional. En el mercad laboral ya sobresalen perfiles de candidatos enfocados concretamente en esta competencia.
- Formación y capacitación de los equipos:
Algunas empresas optan por delegar un sistema de gestión de información en los trabajadores que hasta ese momento han desarrollado tareas similares. En estos casos, la clave para una adecuada adaptación está en la formación y capacitación que la propia empresa les suministre, así como la asimilación de un nuevo modelo de desempeño derivado del uso de las herramientas MIS.
- Reparto adecuado de funciones:
Adicionalmente, las empresas deben pensar en dos factores: colocar o recolocar a sus trabajadores en las plazas donde mejor rendimiento y desempeño demuestren para los procesos de gestión de información, así como el coste que esto supondrá en cuanto a las nóminas y la retribución.
Ventajas y Desventajas
Ventajas
La descentralización es una de las mayores ventajas; que permite el control de las operaciones a niveles bajos y libera recursos para directores de departamento para dedicar tiempo a las actividades estratégicas. Coordinación de proyectos y actividades especializadas es mucho mejor y tomadores de decisiones en la organización son conscientes de los problemas y problemas en todos los departamentos.
Planificación y Control
MIS tiene que ser diseñado y administrado de tal manera que el nivel de agregación de información, seguimiento de las actividades y operaciones de la empresa y mejora la comunicación y la colaboración entre los empleados. Esto asegura una mejor planificación de todas las actividades y mejores formas de medir el rendimiento, la gestión de recursos y facilitar el cumplimiento de las regulaciones de la industria y del gobierno. Control de ayuda en la predicción, preparación de presupuestos precisos y proporcionar las herramientas y la información vital para los empleados, la alta dirección y socios de negocios.
Toma de Decisiones
El propósito de la CMI es generar sintetizada y procesada la información de los sistemas informatizados manuales / automáticos y ciertos. Distribución de la información a todos los niveles de los directores de empresas, profesionales y ejecutivos Los gerentes son capaces de tomar decisiones rápidas, oportunas e informadas.
Desventajas
Dependiendo de la implementación organización, uso y factores externos, algunos inconvenientes relacionados con los sistemas de información de gestión pueden pasar a primer plano. Asignación de presupuestos para las actualizaciones de MIS, modificaciones y otras revisiones puede ser bastante complicado a veces. Si los presupuestos no se asignan de manera uniforme o según los requisitos inmediatos, funcionalidades clave puede ser que consiga con efectos y beneficios no podría realizarse de forma coherente. Los problemas de integración con sistemas heredados pueden afectar a la calidad de los resultados y los informes de inteligencia de negocios vitales.
Problemas de monitoreo constante
Cambio en la gestión o salidas de los jefes de departamento y otros ejecutivos de alto nivel tiene un amplio efecto sobre el funcionamiento y vigilancia de determinadas prácticas de organización, incluyendo sistemas de información médica. Los gerentes no son capaces de dirigir negocios, las actividades operativas y de toma de decisiones con la flexibilidad necesaria.
Importancia
El propósito principal de un sistema de gestión de la información es hacer que la toma de decisiones por parte de los gerentes sea más eficiente y productiva. Mediante la combinación de la información de una variedad de fuentes en una sola base de datos y la presentación de la información en un formato lógico, un MIS puede proporcionar a los administradores con todo lo que necesitan para tomar decisiones altamente informadas y realizar un análisis en profundidad de las cuestiones operativas.
