Proceso
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Proceso. Secuencia ordenada y lógica de actividades, generalmente repetitivas, que se realizan en la organización por una persona, grupo o departamento, con la capacidad de transformar unas entradas (inputs) en salidas o resultados programados (outputs) para un destinatario (dentro o fuera de la empresa que lo han solicitado y que son los clientes de cada proceso) con un valor agregado.
Sumario
Clasificación
Los procesos de una organización además de clasificarse en básicos, auxiliares y de servicios; los mismos se pueden clasificar en claves, de apoyo y de gestión y esto va a estar en dependencia de su intervención en el cumplimiento de la misión de la organización.
- Procesos claves: son aquellos que producen salidas relacionadas directamente a la misión del negocio y agregan valor al cliente.
- Procesos de soportes: son aquellos que producen salida que alimentan a los procesos claves del negocio.
- Procesos de gestión: son los que ofrecen salidas que regulan o determinan lineamientos para otros procesos de la organización.
Para que un proceso funcione adecuadamente hay que llevar a cabo una serie de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una ENTRADA para conseguir un resultado, y una SALIDA que a su vez satisfaga los requerimientos del cliente. Al conjunto de actividades que, dentro de una organización, pretenden conseguir que la secuencia de actividades cumpla lo que esperan los destinatarios de los mismos y además sean mejoradas se le llaman Gestión y Mejora de proceso.
Elementos que describen un proceso
- Salida y flujo de salida de proceso.
- Destinatarios del flujo de salida.
- Los intervinientes del proceso.
- Secuencia de actividades del proceso.
- Recursos.
- Indicadores.
Salida y flujo de salida
Salida concreta: es una unidad de resultado producida por el proceso. Es lo que genera el proceso.
Debido al funcionamiento constante y repetitivo del proceso el resultado se pueden visualizar como un “flujo constante” (similar al agua que sale de un grifo)
Ejemplos de salida y flujos de salidas son:
- Tornillo estampado. Flujo de tornillos estampados, 10000000 al año
- Conjunto máquina de transformación eléctrica ensamblada. Flujo de conjuntos de máquinas de transformación eléctrica, 50 al año.
Destinatarios del flujo de salida
Es la persona o conjunto de personas que reciben y valoran lo que les llega desde el proceso en forma de flujo de salida Ejemplo de destinatarios:
- La sección de roscado
- La sección de pintado de las máquinas de transformación eléctrica.
Los destinatarios del proceso tienen un conjunto de expectativas respecto a las salidas (para ellos entradas) que reciben del proceso anterior. Se pueden definir las expectativas como las creencias (afirmaciones que el destinatarios da por ciertas) relacionadas con como debe ser lo que el proceso le hace llegar. Ejemplo de expectativas son:
- La sección de roscado espera tornillos estampados dentro de tolerancias.
- La sección de pintado espera recibir la máquina el día en que se la prometieron.
Los intervinientes
Son las personas o grupo de personas que desarrollan la secuencia de actividades del proceso. Ejemplo de intervinientes:
- La sección de estampado.
- El/ la técnico de ensamblaje de la máquina de transformación eléctrica.
La secuencia de actividades
Es la descripción de las acciones que tienen que realizar los intervinientes para conseguir que al destinatario le llegue lo que se pretende que llegue.
Ejemplo de actividades son:
- Cambiar cesto contenedor en tolva de evacuación de tornillos estampados.
- Apretar con destornillador el tornillo Ref.23 de la máquina de transformación eléctrica.
Recursos utilizados en el proceso
Son todos aquellos elementos materiales o de información que el proceso consume o necesita utilizar para poder generar la salida. Los recursos pueden clasificarse en dos grupos.
- Que se consumen en cada repetición
- Que sirven para mas de una repetición
Todo proceso consume o utiliza recursos. Algunos serán recursos claves y requerirán una atención especial y otros tendrán una importancia menor y pueden dejarse más en segundo plano, pero todos son necesarios para que el proceso pueda desarrollarse, tienen que pagarse y forman parte de la cuenta de explotación de la organización.
Indicadores
Son mediciones del funcionamiento de un proceso.
- Eficacia, cuando miden lo bien o lo mal que un proceso cumple con las expectativas de los destinatarios del mismo. Ejemplo: % de tornillos fura de tolerancia, % de máquinas a entregar con retraso al proceso de pintado.
- Eficiencia, cuando miden el consumo de recurso del proceso. Ejemplo Toneladas de acero/Toneladas de tornillos estampados. (Puede medir el despilfarro), N de interruptores tipo…. que se compran por cada 10 interruptores efectivamente incorporados a las máquinas. (Puede medir el despilfarro)
Los indicadores de eficacia y los de eficiencia, se pueden aplicar al funcionamiento global del proceso. Estos son los indicadores de resultados del proceso y permiten medir las variaciones habituales que se producen en el proceso y también las acciones de mejora. Además de estos indicadores globales, se pueden establecer dentro del proceso, otros indicadores auxiliares que miden la eficacia o la eficiencia del funcionamiento un arte del proceso.
La utilización simultánea de ambos tipos de indicadores, puede ser conveniente puesto que los indicadores globales dan información del funcionamiento global del proceso y los parciales dan información de una parte del proceso además de contribuir a explicar el valor que toman los indicadores globales.
Un indicador es siempre el resultado de un proceso de medición. Esto significa que es necesario recoger datos y por lo tanto emplear tiempo en hacerlo. Más indicadores significa más tiempo y esfuerzo de recogida. Esto hace necesario elegir cuidadosamente los indicadores (serán más útiles tres indicadores bien elegidos que 10 mal elegidos. Para ser ocurrir un proceso existen otro tipo de mediciones, que reciben el nombre de especificaciones de proceso. Estas medidas no son indicadores puesto que no reflejan el comportamiento del proceso sino mandatos relativos a la forma de hacer ocurrir el proceso y que por lo tanto son las causantes de este funcionamiento.
Cómo se mejora un proceso
Para mejorar un proceso primero hay que hacerlo ocurrir. Es decir hay que:
- Definir la forma de ejecutar del proceso. Definir un conjunto de pautas o de instrucciones sobre cómo debe ser ejecutado el proceso.
- Ejecutar las actividades del proceso. Según las instrucciones anteriormente establecidas.
- Comprobar que el proceso se ha desarrollado según estaba previsto (según las instrucciones).
- Garantizar que la próxima repetición del proceso se va a desarrollar de acuerdo con las instrucciones.
Este ciclo de actividades garantiza que hay una forma definida o estabilizada de hacer las cosas y que efectivamente el proceso se ajusta a esta forma estabilizado.Cuando a pesar de realizar correctamente las actividades definidas para el proceso sigue habiendo problemas (quejas de los destinatarios, despilfarro de recursos, etc) o el proceso no llega a adaptarse a lo que necesita el cliente (necesidad de restaurar el proceso) es necesario aplicar el ciclo de mejora.
Ciclo de mejora PDCA (Plan, Do, Check, Act)
- Planificar los objetivos de mejora para el mismo y la manera que se van a alcanzar.
- Ejecutar las actividades planificadas para la mejora del proceso
- Comprobar la efectividad de las actividades de mejora.
- Actualizar la nueva forma de hacer ocurrir el proceso con las mejoras que hayan demostrado su efectividad.
Representación gráfica de proceso
Para hacer constar en un cursograma todo lo referente a un trabajo u operación resulta mucho más fácil emplear una serie de símbolos uniformes, que conjuntamente sirven para representar todo los tipos de actividades o sucesos que probablemente se den en cualquier fábrica u oficina. Constituyen, pues, una clave muy cómoda, inteligible en casi todas partes, que ahorra mucha escritura y permite indicar con claridad exactamente lo que ocurre durante el proceso que se analiza.
Las dos actividades principales de un proceso son la operación y la inspección, que se representan con los símbolos siguientes:
- Operación. indica las principales fases del proceso, método o procedimiento. Por lo común, la pieza, materia o producto del caso se modifica durante la operación. Se verá después que también se emplea el símbolo de la operación cuando se consigna un procedimiento, por ejemplo, un tramite corriente de oficina. Se dice que hay operación cuando se da, se recibe información o cuando se hace planes o cálculos.
- INSPECCIÓN. Indica que se verifica la calidad, la cantidad o ambas. La distribución entre esas dos actividades es evidente: La operación hace avanzar al material, elemento o servicio un paso más hacia el final, bien sea al modificar su forma, como en el caso de una pieza que se labra, o su composición, tratándose de un proceso químico, o bien al añadir o quitar elementos, si se hace un montaje. La operación también puede consistir en preparar cualquier actividad que favorezca la terminación del producto
La inspección no contribuye a la conversión del material en producto acabado. Solo sirve para comprobar si una operación se ejecutó correctamente en lo que se refiere a calidad y cantidad. Si los seres humanos fueran infalibles, la mayoría de las inspecciones serian innecesarias. Con frecuencia se precisa mayor detalle gráfico del que pueden dar esos dos símbolos y entonces se utilizan estos otros tres:
- TRANSPORTE. Indica el movimiento de los trabajadores, materiales y equipos de un lugar a otro. Hay transporte, pues, cuando un objeto se traslada de un lugar a otro, salvo que el traslado forme parte de una operación o sea efectuado por un operario en su lugar de trabajo al realizar una operación o inspección. En esta obra aparecerá el símbolo del transporte siempre que se manipulen materiales para ponerlos o quitarlos de camiones, bancos, depósitos etc.
- DEPOSITO PROVISIONAL O ESPERA. Indica demora en el desarrollo de los hechos: por ejemplo, trabajo en suspenso entre dos operaciones sucesivas o abandono momentáneo, no registrado, de cualquier objeto hasta que se necesite, es el caso del trabajo amontonado en el suelo del taller entre dos operaciones, de los cajones por abrir, de las piezas por colocar en su casillero o de las cartas por firmar.
- ALMACENAMIENTO PERMANENTE. Indica depósito de un objeto bajo vigilancia en un almacén donde se lo recibe o entrega mediante alguna forma de autorización o donde se guarda con fines de referencia. Hay, pues, almacenamiento permanente cuando se guarda un objeto y se cuida de que no sea trasladado sin autorización.
La diferencia entre almacenamiento permanente y depósito provisional o espera es que, generalmente, se necesita un pedido de entrega, vale u otra prueba de autorización para sacar los objetos dejados en almacenamiento permanente, pero no para los depositados en forma provisional.
ACTIVIDADES COMBINADAS. Cuando se desea indicar que varias actividades son ejecutadas al mismo tiempo o por el mismo operario en un mismo lugar de trabajo, se combinan los símbolos de tales actividades; por ejemplo: un círculo dentro de un cuadrado representa la actividad combinada de operación e inspección.
Véase también
Enlaces externos
Fuentes
- Marsán Castellanos. La organización del trabajo Descripción gráfica del flujo de producción. Tomo I Pagina 132-150
- Nogueira.Dianelys. Fundamentos para el Control de Gestión Empresarial. Pág. 105-109
