Reembolso para pagos menores
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Reembolso para pagos menores. El objetivo fundamental de este procedimiento es normar lo relacionado con la constitución, aumento, cancelación, disminución y reembolso del Fondo Fijo para Pagos Menores y su contabilización.
Sumario
Alcance
En este apartado debe definirse el alcance de aplicación de este procedimiento, ya sea nacional, territorial, en el marco de una Unión o Grupo Empresarial, o de una empresa.
Documentos de Referencia
- Resolución No. 324/1994, Banco Nacional de Cuba, de 21/11/1994
- Resolución No. 044/1997, Ministerio de Finanzas y Precios, de 27/08/1997
- Resolución No. 009/2007, Ministerio de Finanzas y Precios, de 18/01/2007
- Resolución No. 012/2007, Ministerio de Finanzas y Precios, de 18/01/2007
Términos y Definiciones
Efectivo en Caja: Lo constituye el dinero de curso legal, que se determine tener en un local con las condiciones de seguridad establecidos (Caja)..
Fondos Fijos para pagos menores y caja de cambio: Lo constituye el efectivo en caja y con fines determinados y en un importe aprobado que posee la Empresa en una instalación apropiada para ello (CAJA).
Normas de Control Interno
- Las extracciones de efectivo, se harán mediante los mandatos de pago que expresamente sean autorizados por el Banco a estos efectos. RES-BNC-324/94, Artículo 10
- Las entidades podrán hacer extracciones de efectivo por los siguientes conceptos: Para la constitución y aumentos de fondos fijos o para reembolsos del fondo fijo. RES-BNC-324/94, Artículo 11
- El efectivo extraído de la Sucursal por las Entidades o el utilizado por éstas de sus ingresos propios con autorización expresa del Banco, será autorizado para el destino o función específica que conste del documento de pago emitido al efecto. RES-BNC-324/94, Artículo 12
- Los pagos en efectivo que realicen las entidades a partir del fondo fijo, no podrán ser superiores a quinientos pesos ($500.00). RES-BNC-324/94, Artículo 15
- Los jefes máximos de las entidades podrán autorizar la creación de fondos fijos para atender las operaciones de pagos menores. La utilización de estos fondos se harán de conformidad con las disposiciones establecidas en la legislación anterior. RES-BNC-324/94, Artículo 16
- En los casos a que se refieren el artículos 16, los jefes máximos de las entidades aprobarán las cantidades mínimas a partir de las actividades que ejecutan. RES-BNC-324/94, Artículo 18
- El jefe máximo de la entidad será el responsable de adoptar las medidas de protección correspondientes, para garantizar en cualquier circunstancia la seguridad de la tenencia del dinero efectivo. RES-BNC-324/94, Disposición Especial Primera
- Las entidades adecuarán las normas específicas, regulaciones o procedimientos internos establecidos, con relación a la disciplina de caja a las disposiciones de la presente resolución. RES-BNC-324/94, Disposición Especial Segunda
Principios de Control Interno del Subsistema de Caja y Banco
Los modelos anticipos para gastos de viajes y los vales para gastos menores, deben estar autorizados por los funcionarios competentes, de acuerdo con el documento emitido por la dirección de la entidad, contentivo de sus nombres y firmas. Cada vale de gastos menores y anticipo para gastos de viajes pagados y liquidados, deben constar adjuntos con los justificantes correspondientes no excediendo de $ 500.00 y estar firmados por los receptores de los pagos de los recursos monetarios. Los vales para pagos menores y sus justificantes deben cancelarse con cuño de “PAGADO” al reembolsarse, al final de cada mes es preciso registrar los vales para pagos menores pagados y los anticipos para gastos de viaje liquidados o pendientes de liquidar, que no hayan sido reembolsados.
Otras normas que pueden ser consideradas
El efectivo que se destinará al fondo fijo, así como todos sus movimientos, será extraído o reintegrado a la cuenta de operaciones bancaria de la Entidad. Para formalizar los pagos en efectivo que se realizan por el Fondo Fijo para pagos menores y servir de justificantes provisional del efectivo entregado como anticipo, hasta tanto se efectúe su liquidación o reintegro al amparo de las regulaciones vigentes, se utilizará el modelo SC-3-02 anticipo y liquidación de gastos de viajes, además el SC-3-03 vale para pagos menores.
Al efectuarse el reembolso del fondo fijo se procede a hacerlo por el modelo SC-2-05 "Reembolso de Fondo" cancelar el vale y los justificantes por el especialista que atiende el subsistema de caja y banco, mediante un gomígrafo con la palabra “PAGADO”.
Procedimientos, Registros y Modelos Asociados
Procedimiento de Ajuste de Faltantes de Medios Monetarios.
Procedimiento de Ajuste de Sobrantes de Medios Monetarios.
SC-3-02 Anticipo y Liquidación de Gastos de Viajes.
SC-3-03 Vale para Pagos Menores.
SC-3-04 Control de Anticipos a Justificar.
SC-3-05 Reembolso de Fondos.
Fuente
- Tomado de: Manual de contabilidad
- Tomado de: Reembolso para pagos menores
